”Bokhandelsmodellen” på folkbiblioteken i Göteborg
Göteborgs stadsbibliotek har i samarbete med Libris och våra huvudleverantörer arbetat fram en modell för ett effektivare inköpsflöde som i korthet fungerar så här:
- Beställning sker från leverantörens webbutik
- Leverantör skickar fil med orderinformation till bibliotekets ftp
- Leverantör skickar beståndsinformation till Libris, vilket genererar en uppdaterad katalogpost nästa dag. Här har vi möjlighet att välja bort uppdatering från Libris om vi beställer media där katalogpost redan finns i vårt system
- Om bibliografisk information saknas i Libris, skickar leverantören även detta till Libris.
Vi är idag i Göteborgs stad sammanlagt 24 bibliotek som beställer enligt denna metod – Stadsbiblioteket plus Göteborgs stadsdelsbibliotek. Filerna från leverantörerna laddas in flera gånger dagligen på stadsbibliotekets IT-avdelning. Batchfilen från Libris laddas in varje morgon. Göteborgs folkbibliotek är sedan cirka ett år tillbaka ett Librisbibliotek.
Hur gjorde vi?
Det första steget var att utföra ett antal test tills leverantörerna kunde presentera ett format som fungerade att ladda in felfritt i vårt system. Därefter preciserade vi vilken orderinformation som vi önskade skulle finnas i varje post. Göteborgs stadsbibliotek har t ex en ekonomisk funktion i vårt bibliotekssystem, därför ville vi alltid att pris skulle komma in och att speciella koder skulle vara knutna till beställningar på olika kundnummer. Dessutom ville vi att priset i orderposten skall inkludera våra rabatter och pris för utrustning.
Det var dessutom viktigt för oss att leverantörerna kunde erbjuda en möjlighet där vi vid beställningstillfället kunde fylla i placeringskod(var i biblioteket boken skall stå) och hyllsignum som boken skall utrustas med, som sedan följer med i orderposten.
Den preliminära bibliografiska posten som vi får direkt vid beställningstillfället ville vi ha så enkel som möjligt. Dels för att undvika fel vid inladdning och dels för att vi tydligt ville kunna urskilja dessa preliminära poster från färdiga katalogposter. Den preliminära posten från leverantören innehåller därför ISBN, hyllplats, upphov, titel, samt orderinformation i ett speciellt marc-fält.
Vi har skapat laddningstabeller som är anpassade för dessa poster och matchningen sker på ISBN-nummer eller EAN-nummer.
Så snart inladdningen av marc-filerna från leverantören till vårt system fungerade, var det dags för leverantören att göra samma test med Libris, för att se till att Libris kunde ta emot deras information. Vi ville att leverantören i detta läge skickar all bibliografisk information de har till Libris.
Vad har blivit bättre?
Sedan vi började med denna modell för beställning av media behöver inget svenskt material stå på hyllorna i väntan på katalogisering. De böcker som inte är färdigkatalogiserade hos Libris vid beställningstillfället, t ex när vi beställer en bok som ännu inte kommit ut, får vi uppdaterade från Libris när ändringar görs i bibliografiska poster där Göteborgs stadsbibliotek har bestånd.
Tidigare lade vi order på varje post manuellt och lade in alla uppgifter på en post i taget. Vi skapade dessutom de preliminära posterna manuellt om de saknades i vår katalog vid beställningstillfället, vilket nästan alltid är fallet när man skall beställa nya media. Innan vi gjorde detta gick vi dessutom ändå alltid in på leverantörens webbplats för att skaffa uppgifter. Nu behöver vi bara befinna oss på leverantörens webbplats när vi beställer och alla katalogposter kommer i en fil med orderuppgifter direkt in i vårt bibliotekssystem.
Vilka problem kvarstår?
Om katalogposten fortfarande är preliminär när boken kommer går vi in i Libris och katalogiserar färdigt den. Det finns fortfarande mycket folkbiblioteksmaterial som inte katalogiseras av Libris. Som exempel kan nämnas att det inte ens finns någon materialtyp för TV-spel eller Daisytalböcker i Libris. Dessa har vi därför lagt in lokalt i vår katalog. Kort sagt AV-media och utländska media måste vi själva fortfarande katalogisera. Det är inte helt enkelt att nå fram till chefer att det fortfarande behövs avsättas tid för att katalogisera dessa media.
Ett problem annat med dessa media är också matchningen. Det är inte ovanligt att de saknar ID-nummer. Hur gör vi exempelvis med språk på skrift vi inte har kompetens att translitterera och som saknar ISBN-nummer?
Skulle Btj stödja en nationell katalog och ladda in bibliografiska poster från BURK i Libris skulle detta problem med katalogposter för AV-media och utländska media komma i ett annat ljus.
Ylva Sommerland, Göteborgs Stadsbibliotek
Peter Alsbjers blogg (2007 - 2022) 